Vikatan.com

www.vikatan.com would like to send you push notifications.

Notifications can be turned off anytime from browser settings.

ஒரு நேரத்தில பலருக்கு கடிதம்! (கம்ப்யூட்ராலஜி: தொடர்- 13)

 

மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்ட் பேக்கேஜை பொதுவாக தகவல்களை டைப் செய்து பிரின்ட் எடுப்பதற்கு மட்டுமே பயன்படுத்துவார்கள். அதைத்தாண்டி இதில் ஏராளமான வசதிகள் உள்ளன. அவற்றுள் கடிதத்தை ஒரு  முறை டைப் செய்துவிட்டு, நம் தொடர்பில் உள்ள ஏராளமானவர்களுக்கு பர்சனலாக அவர்கள் பெயரிட்டு கடிதங்களை உருவாக்கும்  ‘மெயில் மெர்ஜ்’ கான்செப்ட்டை தெரிந்து வைத்துக்கொண்டு பயன்படுத்த ஆரம்பித்தால் நம் பல்வேறு செயல்பாடுகளுக்கு உதவியாக இருக்கும்.

எம்.எஸ்.வேர்டில் மெயில் மெர்ஜ் (Mail Merge) என்றொரு பயனுள்ள வசதி இருக்கிறது. ஒரு கடிதத்தை ஒன்றுக்கும் மேற்பட்டவர்களுக்கு அனுப்புவதற்கு இந்த வசதி பயன்படுகிறது. உதாரணத்துக்கு ஒரு கடிதத்தை 10 நபர்களுக்கு தனித்தனியாக பர்சனலாக பெயர், முகவரியிட்டு அனுப்ப வேண்டும் என்றால், ஒவ்வொரு கடிதத்திலும் To என்ற பிரிவில் 10 நபர்களது முகவரிகளையும் டைப் செய்து, கடிதத்தை பிரிண்ட் எடுக்க வேண்டியிருக்கும். இந்த வேலையை சுலபமாக்கிக் கொடுப்பதற்காகவே மெயில் மெர்ஜ் வசதியை எம்.எஸ்.வேர்டில் இணைத்திருக்கிறார்கள்.

Mail  என்றால் கடிதம், Merge  என்றால் இணைத்தல். ஒரு டாக்குமெண்ட் ஃபைலில் கடிதத்தின் தகவல்களை டைப் செய்து, முகவரிகளை வேறொரு தகவல்தள ஃபைலில் டைப் செய்து, இரண்டையும் இணைக்கும் போது, எத்தனை முகவரிகள் உள்ளதோ அத்தனை கடிதங்கள் தயாராகி விடும். இதுதான் மெயில் மெர்ஜ்.

டைப் செய்வதோ ஒரே ஒரு கடிதம், கிடைப்பதோ ஏராளமான கடிதங்கள். இதுதான் மெயில் மெர்ஜ் செய்யும் மேஜிக். உண்மையில் இது மேஜிக் இல்லை, லாஜிக்! இதற்கு Mailings டேபில் Start Mail Merge என்ற விவரம் உதவுகிறது.

மெயில் மெர்ஜைக் கையாளும் போது பின்பற்ற வேண்டிய வழிமுறைகள் 

1.    Select Document Type – கடிதம், இமெயில், கடித உறை, லேபில் - இவற்றில் எந்தப் பிரிவில் வேலை செய்ய இருக்கிறோம் என்பதை முடிவு செய்தல்
 2.    Select Starting Document –  டாக்குமெண்ட்டைத் தெரிவு செய்தல்
 3.    Select Recipients – கடிதத்தை அனுப்ப வேண்டியவர்களுடைய முகவரிகளை சேகரித்தல்
 4.    Write your letter – கடிதத்தை டைப் செய்து கொள்ளுதல்
 5.    Preview your letters – தயாரித்த கடிதத்தைப் பிரிவியூ பார்த்தல்.
 6.    Complete the merge  –  முகவரிகளை கடிதத்தோடு இணைத்து பிரிண்ட்டுக்குத் தயாராக்குதல்.
     மெயில் மெர்ஜ் செய்யும் முறை

1.    Mailings டேபில் Start Mail Merge என்ற விவரத்தின் மூலம் மெயில் மெர்ஜை செயல்படுத்த முடியும். முதலில் ஒரு டாக்குமெண்ட் விண்டோவை புதிதாக திறந்து கொள்ளவும்.
 a.    Mailings என்ற டேபை கிளிக் செய்து கொள்ளவும்.
 b.    இப்போது அந்த டேபில் பதிவாகியுள்ள Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, Finsih கட்டளைத் தொகுப்புகள் வெளிப்படும். அதில் Start Mail Merge என்ற கட்டளைத் தொகுப்பில் Start Mail Merge என்ற விவரத்தைத் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளவும்.
 c.    இப்போது கிடைக்கின்ற பட்டியலில் இருந்து Step-By-Step Mail Merge Wizard என்ற விவரத்தைத் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளவும்.
     Select Document Type: கடிதம், இமெயில், கடித உறை, லேபில் - இவற்றில் எந்தப் பிரிவில் வேலை செய்ய இருக்கிறோம் என்பதை முடிவு செய்தல்

2.    இப்போது Mail Merge என்ற தலைப்பிலான விண்டோ வெளிப்படும்.
a.    இதில் Select Document Type என்ற தலைப்பின் கீழ் வெளிப்படுகின்ற லிஸ்ட்டில் இருந்து, எம்.எஸ்.வேர்டில் கடிதத்தை டைப் செய்ய இருக்கிறோம் என்று பொருள்படும் விதத்தில் Letters என்ற விவரத்தைத் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ள வேண்டும்.
b.    அடுத்ததாக Step 1 of  6 என்ற விவரத்தின் கீழ் வெளிப்பட்டிருக்கும் Next->Starting Document  என்ற விவரத்தைக் கிளிக் செய்ய வேண்டும்.
     Select Starting Document: டாக்குமெண்ட்டைத் தெரிவு செய்தல்

3.    இப்போது Mail Merge என்ற தலைப்பிலான விண்டோ வெளிப்படும்.
 a.    இதில் Select Starting Document    என்ற தலைப்பின் கீழ் வெளிப்படுகின்ற லிஸ்ட்டில் இருந்து, எம்.எஸ்.வேர்டில் தற்போது திறந்து வைத்துள்ள டாக்குமெண்ட்டில் கடிதத்தை டைப் செய்ய இருக்கிறோம் என்று பொருள்படும் விதத்தில் Use current document  என்ற விவரத்தைத் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ள வேண்டும்.
 b.    அடுத்ததாக Step 2 of  6  என்ற விவரத்தின் கீழ் வெளிப்பட்டிருக்கும்  Next -> Select Recipients என்ற விவரத்தைக் கிளிக் செய்ய வேண்டும்.

Select Recipients:  கடிதத்தை அனுப்ப வேண்டியவர்களுடைய முகவரிகளை சேகரித்தல்
படம்-4

4.    இப்போது Mail Merge என்ற தலைப்பிலான விண்டோ வெளிப்படும்.

a.    இதில் Select Recipients  என்ற தலைப்பின் கீழ் வெளிப்படுகின்ற லிஸ்ட்டில் இருந்து, புதிதாக முகவரிகளை டைப் செய்ய இருக்கிறோம் என்ற நோக்கத்தில் Type a New List என்ற விவரத்தைத் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ள வேண்டும்.

b.    இப்போது Type a New List  என்ற தலைப்பின் கீழ் வெளிப்படும் Create என்ற விவரத்தைக் கிளிக் செய்து கொள்ள வேண்டும்.
முகவரிகளை டைப் செய்து, முகவரி ஃபைலை உருவாக்குதல்


5.    உடனடியாக New Address List என்ற தலைப்பில் விண்டோ ஒன்று வெளிப்படும்.
a.    இதில் கீழ்க்காணுமாறு முகவரி டைப் செய்யும் போது கொடுக்க வேண்டிய விவரங்களுக்கான தலைப்புகள் வெளிப்படும்.

Title:
First Name:
Last Name:
Company:
Address Line1:
Address Line2:
City:
Pincode:
Home Phone:
Email:
b.    ஒவ்வொரு முகவரியை டைப் செய்து முடித்ததும் New Entry  என்ற விவரத்தைக் கிளிக் செய்து கொள்ள வேண்டும்.

6.    இப்போது New Address List  என்ற தலைப்பிலான  விண்டோவில் டைப் செய்யப்பட்ட முகவரிகள் வெளிப்படும். அதில் இறுதியில் OK  பட்டனைக் கிளிக் செய்ய வேண்டும்.
முகவரி ஃபைலை பதிவு செய்தல்

7.    உடனடியாக Save Address List என்ற தலைப்பில் விண்டோ ஒன்று வெளிப்படும்.
a.    முதலில், ஃபைலை எந்த ஃபோல்டரில் சேவ் செய்ய வேண்டுமோ, அதை தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ள வேண்டும். இங்கு உதாரணத்துக்கு Desktop என்ற விவரத்தைத் தேர்ந்தெடுத்துள்ளோம்.
b.    அடுத்ததாக, , File Name    என்ற இடத்தில் ஃபைலின் பெயரை டைப் செய்து கொள்ள வேண்டும். இங்கு உதாரணத்துக்கு address என்று ஃபைலின் பெயரை டைப் செய்துள்ளோம்.
c.    இறுதியில் SAVE  என்ற பட்டனைக் கிளிக் செய்து கொள்ளவும். இப்போது முகவரிகள் டைப் செய்யப்பட்ட address என்ற ஃபைல் நம் கம்ப்யூட்டரின் டெஸ்க்டாப்பில் பதிவாகிவிடும்.
பதிவு செய்யப்பட்ட முகவரிகள் வெளிப்படுதல்

8.    இப்போது Mail Merge Recipients என்ற தலைப்பில் விண்டோ ஒன்று வெளிப்படும். அதில் address என்ற ஃபைலில் டைப் செய்து பதிவு செய்து வைத்துள்ள முகவரிகள் வெளிப்பட்டு ஃபைல் பதிவானதை உறுதி செய்யும். இந்த விண்டோவில் OK என்ற பட்டனைக் கிளிக் செய்து கொள்ள வேண்டும்.

முகவரி ஃபைலை விட்டு வெளியேறுதல்

9.    இப்போது Mail Merge -> Select Recipients என்ற தலைப்பிலான விண்டோ வெளிப்படும். அதில் Step 3 of  6  என்ற விவரத்தின் கீழ் வெளிப்பட்டிருக்கும் Next->Write Your Letter என்ற விவரத்தைக் கிளிக் செய்ய வேண்டும்.
Write your letter –  கடிதத்தை டைப் செய்து கொள்ளுதல்

10.    இப்போது Mail Merge என்ற தலைப்பிலான விண்டோ வெளிப்படும்.
இதில் Write Your Letter    என்ற தலைப்பின் கீழ் If you have not already done so, write Your Letter Now என்ற தகவல் வெளிப்பட்டு நமக்கு கடிதத்தை டைப் செய்யுமாறு வலியுறுத்தும்.

11.    வேர்ட் டாக்குமெண்ட்டில் கடிதத்தை டைப் செய்து கொள்ளவும். To என்ற இடத்தில் நாம் உருவாக்கியுள்ள address என்ற முகவரி ஃபைலில் இருந்து முகவரிகள் தானாக வெளிப்படுமாறு செய்ய இருக்கிறோம்.
முகவரி ஃபீல்டுகளை இணைக்கும் முறை
படம்&12
12.    Mailings டேபில் Write & Insert Fields  என்ற கட்டளைத் தொகுப்பில் உள்ள Insert Merge Field விவரத்தின் மூலம் முகவரி ஃபீல்டுகளை(தலைப்புகளை) இணைக்க முடியும். உதாரணம்: Title, First Name, Last Name
a.    Mailings என்ற டேபை கிளிக் செய்து கொள்ளவும்.
b.    இப்போது அந்த டேபில் பதிவாகியுள்ள Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, Finsih கட்டளைத் தொகுப்புகள் வெளிப்படும்.
c.    அதில் Write & Insert Fields  என்ற கட்டளைத் தொகுப்பில் Insert Merge Field என்ற விவரத்தைத் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளவும்.
d.    இப்போது நம் முகவரி ஃபைலில் உள்ள தலைப்புகள் பட்டியலிடப்படும். 

13.    இந்தப் பட்டியலில் இருந்து வரிசையாக தலைப்புகளைத் தேர்ந்தெடுத்து டைப் செய்துள்ள கடிதத்தில் To என்ற பிரிவின் கீழ் வெளிப்படுத்த வேண்டும். ஒவ்வொரு தலைப்பிற்கும் கீபோர்டில் என்டர் கீயை அழுத்துவதன் மூலம் கர்சர் அடுத்த வரிக்குச் சென்று தலைப்புகளை ஒன்றன் பின் ஒன்றாக வெளிப்படுத்தும்.
படம்&14
14.    இது தான் முகவரியின் தலைப்புகள் இணைக்கப்பட்ட கடிதம்.
<Title>  <First Name>  <Last Name>
<Address_Line_1>
<Address_Line_2>
<City>
<State>
<Zip Code>

இவை தான் முகவரியின் தலைப்புகள். Dear என்ற வார்த்தைக்குப் பிறகு <Title>  <First Name>  <Last Name> என்பதை சேர்க்கும் போது, ஒவ்வொரு கடிதத்திலும் அவரவர்கள் பெயர்கள் வெளிப்பட்டு, தனிப்பட்ட முறையில் கடிதம் எழுதப்பட்டதைப் போன்ற பர்சனல் உணர்வைக் கொடுக்கும்.

Preview your letters –  தயாரித்த கடிதத்தைப் பிரிவியூ பார்த்தல்

15.    டாக்குமெண்ட் திரையில் வெளிப்பட்டிருக்கும் Mail Merge -> Write your letter என்ற தலைப்பிலான விண்டோவில், Step 4 of  6  என்ற விவரத்தின் கீழ் வெளிப்பட்டிருக்கும் Preview your Letters  என்ற விவரத்தைக் கிளிக் செய்ய வேண்டும்.

16.    உடனடியாக டாக்குமெண்ட்டில் உள்ள கடிதத்தில், முகவரி ஃபைலில் நாம் டைப் செய்திருந்த முதல் முகவரி பிரிண்ட் ஆகி இருப்பதை கவனிக்கவும். அது போல Dear என்ற வார்த்தைக்கருகிலும் முதல் முகவரியில் உள்ள Mr. Mohana Krishnan  பெயர் இணைந்து Dear Mr. Mohana Krishnan என்று வெளிப்பட்டிருப்பதைக் காணவும்.
17.    இப்போது வெளிப்பட்டிருக்கும் Mail Merge என்ற தலைப்பிலான விண்டோவில், இதில் Preview  Your Letters    என்ற தலைப்பின் கீழ் Recipient-1  என்ற விவரம் வெளிப்பட்டிருப்பதை கவனிக்கவும். இங்கு Recipient-1  ஆக இருக்கும் போது கடிதத்தில் முதல் முகவரி இணைக்கப்பட்டிருப்பதைக் காணலாம். வலப்புற அம்புக்குறியீட்டைக் கிளிக் செய்யும் போது, அடுத்த முகவரி கடிதத்தில் இணைக்கப்படுவதைக் காணலாம். இடப்புற பட்டனைக் கிளிக் செய்யும் போது, முந்தைய முகவரி கடிதத்தில் இணைக்கப்படுவதைக் காணலாம்.

Complete the merge  -  முகவரிகளை கடிதத்தோடு இணைத்து பிரிண்ட்டுக்குத் தயாராக்குதல்.


18.    டாக்குமெண்ட் திரையில் வெளிப்பட்டிருக்கும் Mail Merge -> Preview Your Letters என்ற தலைப்பிலான விண்டோவில், Step 5 of  6  என்ற விவரத்தின் கீழ் வெளிப்பட்டிருக்கும் Next -> Complete the Merge  என்ற விவரத்தைக் கிளிக் செய்ய வேண்டும்.

19.    இப்போது வெளிப்பட்டிருக்கும் Mail Merge -> Complete the Merge என்ற தலைப்பிலான விண்டோவில், Merge என்ற தலைப்பின் கீழ் உள்ள  Edit Individual Letters  என்ற விவரத்தைக் கிளிக் செய்ய வேண்டும்.

20.     உடனடியாக Merge to New Document என்ற தலைப்பிலான விண்டோ ஒன்று கிடைக்கும். அதில் Merge Records  என்ற தலைப்பின் கீழ் All என்ற விவரத்தைக் கிளிக் செய்து கொண்டு OK பட்டனைக் கிளிக் செய்து கொள்வத மூலம் முகவரி ஃபைலில் டைப் செய்யப்பட்டுள்ள அனைத்து முகவரிகளையும் டாக்குமெண்ட் விண்டோவில் நாம் டைப் செய்துள்ள கடிதத்துடன் இணைத்துக் கொண்டு, எத்தனை முகவரிகள் உள்ளனவோ, அத்தனைக் கடிதங்களைப் பெற முடியும்.

21.    இப்போது Letters1  என்ற ஃபைல் மானிடரில் வெளிப்படும். அதில் 3 கடிதங்கள் வெளிப்பட்டிருப்பதைக் கவனிக்கவும்.

 ·    கடிதத்தை டைப் செய்த ஃபைல்: Document2
 ·    முகவரிகளை டைப் செய்த ஃபைல்: Address
 ·    கடிதமும், முகவரிகளும் இணைந்து முழுமையாக வெளிப்பட்ட ஃபைல்: Letters1

இந்த மூன்று ஃபைல்களில் Address என்ற முகவரி ஃபைலை, அதை உருவாக்கும் போதே சேவ் செய்து விட்டோம். மற்ற இரண்டு ஃபைல்களை (Document2, Letters1) தனித்தனியாக சேவ் செய்து கொள்ள வேண்டும்.

குறிப்பு

மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்ட் என்பது அனைவருக்கும் தெரிந்த ஒரு பேக்கேஜ். இதனை பொதுவாக தகவல்களை டைப் செய்து பிரின்ட் எடுப்பதற்கு மட்டுமே பயன்படுத்துவார்கள். அதைத்தாண்டி இதில் ஏராளமான வசதிகள் உள்ளன. அவற்றுள் ‘மெயில் மெர்ஜ்’ என்ற கான்செப்ட் மிகவும் பயனுள்ள கான்செப்ட். இதைப் பற்றி தெரியாதவர்களுக்காகவே இந்தப் பதிவு.
Disclaimer
இந்தக் கட்டுரையில் பயன்படுத்தியுள்ள சாஃப்ட்வேரின் தயாரிப்பாளர்களுடைய விதிமுறைகளுக்கு உட்பட்டு இந்த கட்டுரை தயார் செய்யப்பட்டுள்ளது. வெப்சைட்டிலும், சாஃப்ட்வேரிலும், கட்டணத்திலும் அவர்கள் எப்போது வேண்டுமானாலும் மாற்றங்கள் செய்யலாம் என்பதை நினைவில் கொள்ளவும். 

- காம்கேர் கே.புவனேஸ்வரி

இந்த தொடரின் முந்தைய அத்தியாயங்களை படிக்க இங்கு கிளிக் செய்யவும்...

 

 

எடிட்டர் சாய்ஸ்

MUST READ