Vikatan.com

www.vikatan.com would like to send you push notifications.

Notifications can be turned off anytime from browser settings.

நம்மைவிட ஸ்மார்ட் நம் இ-மெயில்! (கம்ப்யூட்ராலஜி: தொடர்- 15)

ம் வேலையை சுலபமாக்கவும், நேரத்தை மிச்சப்படுத்தவும் உருவாக்கப்பட்ட இ-மெயில் வசதி, இன்று நம் நேரம் முழுவதையும் ‘ஸ்வாஹா’ செய்துவிடும் அளவுக்கு அழுத்தத்தைக் கொடுத்து வருகிறது. உண்மைதான். இ-மெயில்களுக்கு பதில் அனுப்புவதே முதன்மை வேலையாக மாறிவிடும் அளவுக்கு இன்பாக்ஸ்கள் நிரம்பி வழிகின்ற அலுவலகங்களும் உள்ளன. குறிப்பாக, வெகுஜன மீடியாக்களில் பயன்படுத்துகின்ற இ-மெயில் இன்பாக்ஸ்களுக்கு வாய் இருந்தால் கதறி அழும். அந்த அளவுக்கு திணறத் திணற இ-மெயில்கள்… ஒன்றை டெலிட் செய்தால்தான் புதிதாக மற்றொன்று வந்து சேரும் எனும் அளவுக்கு இன்பாக்ஸில் இ-மெயில்கள் தொடர்ச்சியாக வந்துகொண்டே இருக்கும். இதுபோன்ற அலுவலகங்களில் வேலை செய்பவர்களுக்காகவே கூகுள் ‘ஸ்மார்ட் ரிப்ளை’ என்னும் ஆப்ஸை உருவாக்கி இருக்கிறது.

நமக்கு பதிலாக நம் இ-மெயில்களுக்கு அவையே பதிலை தயார் செய்து ‘இந்த பதிலை அனுப்பலாமா?’ என கேள்வி கேட்டு நமக்கு உதவினால் எப்படி இருக்கும்? கற்பனை செய்வதற்கே மகிழ்ச்சியாக இருக்கிறதல்லவா?  இதுதான், ஸ்மார்ட் ரிப்ளையின் அடிப்படை தத்துவம்.

நமக்காக சிந்திக்கும் இமெயில்!

சில மாதங்களுக்கு முன்பு ஜிமெயிலின் மேம்படுத்தப்பட்ட வடிவமாக  ‘ஜிமெயில் இன்பாக்ஸ்’ என்ற ஆப்ஸை வெளியிட்டது கூகுள். அந்த ஆப்ஸை பயன்படுத்துபவர்கள், கூகுளின் ‘ஸ்மார்ட் ரிப்ளை’ என்ற ஆப்ஸை இலவசமாக பயன்படுத்த முடியும் என்று அறிவித்துள்ளது. கூகுளின் ‘ஸ்மார்ட் ரிப்ளை’ என்ற புதிய வசதி மூலம் நமது இ-மெயில்களுக்கு எளிதில் பதிலளிக்க முடியும்.

இந்த வசதி நமக்கு வரும் மெயில்களை முழுமையாகப் படித்து, அவற்றுக்கு என்ன பதிலளிக்கலாம்? என ஆராய்ந்து மூன்று விதமான பதில்களை வெளிப்படுத்தும்.

இதில் ஒன்றை நாம் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளலாம் அல்லது நாம் தேர்ந்தெடுத்த பதிலில் நமக்கு ஏற்றவாறு சில மாற்றங்கள் செய்து அனுப்பலாம். இதன் மூலம் மெயிலை பயன்படுத்துபவர்களுக்கு நேரம் மிச்சமாகும் என்று கூகுள் தெரிவித்திருக்கிறது.

உதாரணத்துக்கு ‘ஸ்மார்ட் ரிப்ளை’ என்ற ஆப்ஸ் வெளிப்படுத்தும் பதில் ‘அந்தத் தகவல் என்னிடம் இல்லை’ என வைத்துக்கொள்வோம். அதை அப்படியே பதிலாக அனுப்பலாம் அல்லது ‘மன்னிக்கவும். நீங்கள் கேட்டிருந்த தகவல் என்னிடம் இல்லை. கிடைக்கும்போது பதில் அனுப்புகிறேன். ஒருவார காலம் பொறுத்திருங்கள்’ என மாற்றி அமைத்தும் பதில் அனுப்பலாம். நம் விருப்பம் போல செய்யலாம்.

நம் ஸ்மார்ட் போனில் நமக்கு வரும் இன்கமிங் போன் அழைப்புகளை உடனடியாக அட்டண்ட் செய்து பேச முடியாவிட்டால் ‘Call you later’, ‘Busy, I can’t talk now’ என டெம்ப்ளேட் தகவல்களை அனுப்புவோம் அல்லவா? இதுபோன்ற டெம்ப்ளேட் தகவல்கள் ஏற்கெனவே பொருத்தப்பட்டிருக்கும் தகவல்கள்.

ஆனால், ‘ஸ்மார்ட் ரிப்ளை’ என்பது நம் இ-மெயிலை படித்து அதற்கு என்ன பதிலை அனுப்பலாம் என நமக்கு வெவ்வேறு ஆப்ஷன்களில் பதிலை தயாரித்துக்கொடுக்கும்.

இ-மெயிலுக்கு லீவ் லெட்டர்!

நாம் அலுவலகத்துக்கு விடுமுறை எடுக்க வேண்டுமானால் ‘லீவ் லெட்டர் கொடுப்போம்’ அல்லவா? அதுபோல சில நேரங்களில் இ-மெயிலுக்கே கூட ‘லீவ் லெட்டர்’ கொடுத்துவிட்டு போக வேண்டிய சூழல் ஏற்படலாம். குழப்பமாக இருக்கிறதா? ஆம். ‘Vacation Reply’ என்பதைத்தான் சொல்கிறேன்.

இரண்டு மூன்று நாட்களுக்கு அலுவலகத்தில் விடுமுறை எடுத்து குடும்பத்தோடு வெளியூர் செல்ல இருந்தால், நமக்கு வருகின்ற இமெயில்களுக்கு ‘நான் வெளியூர் சென்றிருக்கிறேன். இரண்டு நாட்களுக்குப் பிறகு பதில் அளிக்கிறேன்’ என்று பொருள்படும் வகையில் ஒரு இ-மெயில் தானாகவே அவர்களுக்கு அனுப்பப்படுமாறு செய்வதற்கான வசதி இ-மெயிலில் உள்ளது. அதற்கு Vacation Reply என்று பெயர். இதனை Out of Office Reply என்றும் சொல்லலாம்.

இப்போதெல்லாம் கையில் உள்ள ஸ்மார்ட் போனில் இண்டர்நெட் வசதி இருக்கிறதே? எங்கு சென்றாலும் இ-மெயில் பார்க்க முடியும். பதில் அளிக்கலாமே என்று தோன்றலாம். அலுவலக ரீதியாக நமக்கு ஒருநாளைக்கு ஐம்பதுக்கும் மேற்பட்ட இ-மெயில்கள் வரும் பதவியில் நாம் இருப்பதாக வைத்துக்கொள்வோம். அப்போது ஒவ்வொன்றுக்கும் ஸ்மார்ட் போனில் பதில் அளித்துக்கொண்டிருந்தால் எதற்காக நாம் விடுப்பில் செல்ல வேண்டும். Work From Home ஆகவே அதை எடுத்துக்கொள்ளலாமே?

நாம் எத்தனை நாளைக்கு விடுமுறையில் செல்ல இருக்கிறோம்? எப்போது இ-மெயிலில் பதில் அளிப்போம் என்பதைப் போன்ற தகவல்களை Vacation Reply என்ற வசதியில் பொருத்திக் கொண்டுவிட்டால் போதும். அந்த நாட்களில் நமக்கு வரும் இ-மெயில்களுக்கு உடனடியாக பதில் ரிப்ளை தானாகவே சென்றுவிடும்.

இமெயிலில் Vacation Reply!

உதாரணத்துக்கு, ஜிமெயிலில் Vacational Reply எப்படி பொருத்துவது என்பதை இப்போது தெரிந்துகொள்வோம்.

நம் www.gmail.com என்ற வெப்சைட் முகவரியை டைப் செய்து நம் இ-மெயிலுக்குள் நுழைந்த பிறகு அந்தத் திரையின் மேல் பக்க வலது கோடியில் உள்ள Settings என்ற விவரத்தை கிளிக் செய்ய வேண்டும். இப்போது கிடைக்கும் பாப்அப் விண்டோவில் இருந்து Settings என்ற விவரத்தை தேர்ந்தெடுத்துக்கொள்ள வேண்டும்.

இப்போது Settings என்ற தலைப்பில் விண்டோ கிடைக்கும். அந்தத் திரையை ஸ்குரோல் செய்து கீழ்பக்கம் சென்றால் Vacation Responder என்ற பகுதி கிடைக்கும். அதில் கீழ்க்காணுமான்று விவரங்களைப் பொருத்திக்கொள்ளலாம்.

* Vacation Responder On: இந்த விவரத்தை கிளிக் செய்து இயக்கத்துக்குக் கொண்டுவர வேண்டும்.

* First Day: எந்த தேதியில் இருந்து விடுமுறையில் செல்ல இருக்கிறோம் என்பதை இங்கு டைப் செய்துகொள்ள வேண்டும். உதாரணம்: November 11, 2015

* Last Day: எந்த தேதி வரை விடுமுறை என்பதை இங்கு டைப் செய்துகொள்ள வேண்டும். உதாரணம்: November 15, 2015

* Subject: இ-மெயில் சப்ஜெக்ட் லைனில் டைப் செய்துகொள்வதைப்போல இங்கும் சப்ஜெக்ட் லைன் தகவலை டைப் செய்துகொள்ளலாம். உதாரணம்: LEAVE

* Message: இந்தப் பகுதியில் நம் விடுமுறை குறித்து என்ன தகவலை சொல்ல இருக்கிறோமோ அதை டைப் செய்துகொள்ளலாம். உதாரணம்: Since I am on leave till November 15, 2015, I will contact you on November 16, 2015

* Save Changes: இறுதியில் Save Cahnges என்ற பட்டனை கிளிக் செய்து நாம் பொருத்திய தகவல்களை பதிவு செய்துகொள்ள வேண்டும்.

இனி நம் இ-மெயிலுக்கு யார் இ-மெயில் அனுப்பினாலும் அவர்களுக்கு நாம் பொருத்திக்கொண்ட தகவல் இ-மெயிலாக அனுப்பப்பட்டுவிடும்.

Vacation Reply எப்படி வரும்?

நம் இ-மெயிலுக்கு வருகின்ற இ-மெயில்களுக்கு உடனடியாக இ-மெயில் அனுப்பப்பட்டுவிடும்.

Vacation Reply – ஐ ஆஃப் செய்வது எப்படி?

நாம் விடுமுறை முடிந்து வந்தவுடன் Vacation Reply –யில் பொருத்திக்கொண்டுள்ள தகவலை நீக்கிவிட வேண்டும். இதற்கு Vacation Responder Off என்பதை தேர்ந்தெடுத்துக்கொண்டு Save Changes என்ற பட்டனை கிளிக் செய்து மாற்றத்தை பதிவு செய்ய வேண்டும்.

குறிப்பு

ஆர்ட்டிஃபிஷியல் இன்டெலிஜென்ஸ் (Artificial Intelligence) என்ற கான்செப்ட்டின் அடிப்படையில் உருவாக்கப்பட்டுள்ள ‘ஸ்மார்ட் ரிப்ளை’ பற்றி தெரியாதவர்களுக்காக இந்தப் பதிவு. அதுபோல ஆட்டோ ரெஸ்பான்டர் (Auto Responder) என்ற வசதி மூலம், பொதுவாக  நமக்கு வருகின்ற  இ-மெயில்கள் அனைத்துக்குமே ‘Received your mail. Reply Soon’ என்ற பதில் தானாகவே சென்றடையுமாறு பொருத்திக்கொண்டால் சிறப்பாக இருக்கும். நாம் அனுப்பிய இ-மெயில் சென்றடைந்ததா, இல்லையா என அனுப்பியவர் குழம்பம் அடையாமல் இருக்க உதவியாக இருக்கும்.

Disclaimer

கூகுள் அறிமுகப்படுத்தியுள்ள கூகுள் இன்பாக்ஸ் மற்றும் ஸ்மார்ட் ரிப்ளை குறித்து அந்த வெப்சைட்டில் கொடுக்கப்பட்டுள்ள தகவல்களின் அடிப்படையில்தான் இந்த கட்டுரை வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது. வெப்சைட்டிலும், சாஃப்ட்வேரிலும், விதிமுறைகளிலும் அவர்கள் எப்போது வேண்டுமானாலும் மாற்றங்கள் செய்யலாம் என்பதை நினைவில் கொள்ளவும். இந்தப் பதிவில் பயன்படுத்தி உள்ள தகவல்கள் மற்றும் படங்கள், லோகோக்கள் அனைத்தும் அந்தந்த நிறுவனங்களுக்கே சொந்தமானது.

 

-காம்கேர் கே. புவனேஸ்வரி

இந்த தொடரின் முந்தைய அத்தியாயங்களை படிக்க இங்கு கிளிக் செய்யவும்...

 

எடிட்டர் சாய்ஸ்

MUST READ