Published:Updated:

அலுவலகக் கூட்டங்கள்... வெட்டி மீட்டிங்கா, வெற்றிகரமான மீட்டிங்கா..?

செல்ஃப் டெவலப்மென்ட்
பிரீமியம் ஸ்டோரி
செல்ஃப் டெவலப்மென்ட்

செல்ஃப் டெவலப்மென்ட் புக்ஸ்

அலுவலகக் கூட்டங்கள்... வெட்டி மீட்டிங்கா, வெற்றிகரமான மீட்டிங்கா..?

செல்ஃப் டெவலப்மென்ட் புக்ஸ்

Published:Updated:
செல்ஃப் டெவலப்மென்ட்
பிரீமியம் ஸ்டோரி
செல்ஃப் டெவலப்மென்ட்

அலுவலக மீட்டிங்குகள் (Office Meetings) என்றாலே ஆசை ஆசையாகக் கலந்து கொண்ட காலம் போய், தலைதெறிக்க ஓடுகிற மாதிரி ஆகிவிட்டது. இந்த மீட்டிங்குகள் எப்படி நடத்தப்பட வேண்டும், மீட்டிங்குகள் நடத்தும்போது கவனிக்க வேண்டிய விஷயங்கள் என்னென்ன என்பது குறித்து கட்டேரினா கோஸ்தாலா எழுதிய புத்தகத்தைத் தான் இப்போது பார்க்கப்போகிறோம்.

புத்தகத்தின் பெயர்: Hold Successful Meetingsஆசிரியர்: Caterina Kostoulaபதிப்பகம்:‎ Penguin Business
புத்தகத்தின் பெயர்: Hold Successful Meetingsஆசிரியர்: Caterina Kostoulaபதிப்பகம்:‎ Penguin Business

அரை டிரில்லியன் டாலர் நஷ்டம்...

மீட்டிங் என்றால் என்ன? எப்போதெல்லாம் தனிநபர்கள் ஒன்றுகூடி ஒரு குறிப்பிட்ட இல்லக்கை அடையும் நோக்கத்துடன் விவாதித்து முடிவுகளை எடுக்க முயல்கிறார் களோ அதையே நாம் மீட்டிங் என்கிறோம். அமெரிக்கா மற்றும் யு.கே என்ற இரண்டு நாடுகளில் மட்டும் எதிர்பார்க்கும் பலன்கள் கிடைக்காமல் போகும் அளவுக்குத் திட்டமிடா மல், சரியாக நடத்தப்படாத அலுவலக மீட்டிங்குகளின் மூலம் ஆண்டொன்றுக்கு அரை டிரில்லியன் டாலர் என்கிற அளவுக்கு நஷ்டம் ஏற்படுவதாகச் சொல்கிறது ஓர் ஆய்வு. இவ்வளவு நஷ்டம் என்று தெரிந்தாலுமே பெரும்பாலான நிறுவனங்கள் அவர்களுடைய நிர்வாகிகளுக்கும் பணியாளர்களுக்கும் சிறப்பான பலன் தரக்கூடிய அளவிலான அலுவலக மீட்டிங்குகளை நடத்துவது எப்படி என்பது குறித்து கற்றுத் தரும் முயற்சிகள் எதையுமே எடுப்பதில்லை என்று இந்தப் புத்தகத்தை ஆரம்பிக்கிறார் ஆசிரியர்.

விருப்பம் இல்லாமல் பங்கேற்கும் மீட்டிங்குகள்...

இன்றைய நிலையில் நடக்கும் பெரும்பாலான மீட்டிங்குகள் கூட்டாகச் செயல்பட மிகக் குறைந்த அளவிலான வாய்ப்பையே உருவாக்குவதாக இருக்கிறது. இதைவிட கொடுமையான விஷயம் என்னவெனில், பலரும் மீட்டிங்குகள் தங்களுடைய வேலைக்கு இடைஞ்சலான ஒன்றாக இருக்கின்றன என்று கூறுவதுதான். பலரும் மனதார விருப்பம் இல்லாமல் பங்கெடுக்கும் எட்டிக்காயாய் கசக்கும் மீட்டிங்குகளுக்கும், இந்த மீட்டிங்குக்குச் சென்றால் நமக்கு நிச்சயமாக நல்ல பலன் கிடைக்கும் என்ற அளவில் அதீத விருப்பத்துடன் பலரும் பங்கெடுக்கும் மீட்டிங்குகளுக்கும் இடையே இருக்கும் முக்கியமான வித்தியாசங்கள் என்னென்ன?

இந்தக் கேள்விக்கான பதிலைக் கண்டுபிடிக்க முதலில் மீட்டிங் குகள் குறித்த புகார்கள் என்னென்ன என்று பார்ப்போம். முதலாவ தாக, மீட்டிங்குகள் பயனற்றவையாக இருக்கின்றன என்பது. எதற்காக மீட்டிங்குகள் நடத்தப்படுகிறதோ, அந்த நோக்கம் நிறைவேறுவதில்லை அல்லது மீட்டிங் நடத்துவதிலேயே நோக்கம் எதுவுமே இல்லை என்ற இரண்டில் ஒரு காரணமே மீட்டிங்குகளைப் பயனற்றவையாக ஆக்குகிறது. இரண்டாவதாக, மீட்டிங்குகள் துயரத்தைத் தருவதாக இருக்கின்றன. சலிப்பையும் விரக்தியையும், மன அழுத்தத்தையும் தருவதாக இருப்பதால், மீட்டிங் என்று நினைத்தாலே நாம் துயரமடைகிறோம்.

மூன்றாவதாக, எண்ணற்ற மீட்டிங்குகள் நடத்தப்படுவது. நாம் அனைவருமே பல்வேறு மீட்டிங்குகளில் தொடர்ந்து பங்கெடுக்க வேண்டியுள்ளது. நாம் பங்கேற்கும் மீட்டிங்குகள் பயனற்றதாகவும், துயரம் தருவதாகவும் இருக்கும்போது நமக்கும் அதற்கும் சம்பந்தம் இல்லாதது போலவும் நமக்கு எந்த ஓர்அதிகாரமும் இல்லாதது போலவும் நாம் உணர ஆரம்பிக் கிறோம். இதனாலேயே ஓர் அலுவலகக் குழுவின் தலைவர் மற்றும் உறுப்பினர்கள் என இருசாராரின் நேரமும் மொத்தமாக வீணடிக்கப்படுகிறது. மீட்டிங் என்பது அதன் நோக்கம், மனிதர்கள் மற்றும் நடைமுறை என்ற மூன்று விஷயங்களை மட்டுமே உள்ளடக்கியது.

அலுவலகக் கூட்டங்கள்... வெட்டி மீட்டிங்கா, வெற்றிகரமான மீட்டிங்கா..?

மீட்டிங் என்பது..?

மீட்டிங் என்பது நோக்கம், மனிதர்கள் மற்றும் நடைமுறை என்ற மூன்றையும் உள்ளடக்கிய முக்கோணம் போன்ற ஒரு விஷயம். நேரமும் பணமும் வீணடிக்கப்படுகிறதே என்ற துயரத்தில் மீட்டிங்குகளே வேண்டாம் என்று நாம் ஒதுக்கிவிடவே முடியாது. ஏனென்றால் மனித வரலாறைப் பாருங்கள். காட்டிலிருந்த மனிதன் ஏனைய மிருகங்களைக் காட்டிலும் சக்தி குறைவானவனாகவே இருந்தான். மனிதர்கள் ஒருங்கிணைந்து செயல்பட்டதால்தான் அவன் எதிர்கொண்ட சவால்களிலெல்லாம் வென்று இன்றைக்கு சிறப்பான நிலையில் இருக்கின்றான். போருக்குப் போகலாமா, வேண்டாமா என விவாதிக்க, ஒரு முக்கியமான நடவடிக்கையை எடுக்க அல்லது நிறுத்த என வரலாற்றின் பல்வேறு சூழ்நிலைகளிலும் மீட்டிங்குகள் தவிர்க்க முடியாத ஒன்றாகவே இருந்து வந்துள்ளது. எனவே, மனிதனது வளர்ச்சிக்கு ஒருங்கிணைந்து செயல்படுதல் என்பது மிகவும் அவசியமான ஒன்றாக இருக்கிறது.

‘‘அரசாங்கங்கள், நிறுவனங்கள் என அனைத்திலும் நடத்தப்படும் மீட்டிங்குகள் அனைத்துமே இப்படி சிறப் பானவையாக இருந்துவிட்டால் என்னவாகும்? மக்கள் பிரச்னைகள் அனைத்தும் தீர்க்கப்பட்டு, நிறுவனங்கள் பலவும் சிறப்பாகச் செயல்பட்டு இந்த உலகம் இன்னும் மேன்மை அடைந்ததாக இருக்கும் இல்லையா’’ என்று கேட்கிறார் ஆசிரியை.

மீட்டிங்கள் ஒழிக்கப்பட வேண்டியவை அல்ல...

எனவே, உபயோகமற்ற பல மீட்டிங்குகளைத் தவிர்க்க நாம் முயற்சி செய்யலாமே தவிர, மீட்டிங் என்ற ஒன்றையே ஒழித்துக் கட்டிவிடுவது சாத்தியமே இல்லாத ஒன்று என்பதை நீங்கள் ஒப்புக்கொண்டே ஆக வேண்டும். ஏனென்றால், ஒருவர் செய்ய வேண்டிய செயலை ஊக்குவிக்கவும், மற்றவர்களிடம் இருந்து ஊக்கத்தைப் பெற ஒருவருடன் நல்லதோர் உறவை உருவாக்கிப் பேணவும், குழப்பம் மற்றும் தவறான புரிதல்களைத் தவிர்க்கவும், ஆரோக்கியமான துடிப்புடன்கூடிய கலாசாரத்தை வளர்த் தெடுக்கும் மீட்டிங்குகள் என்பவை அவசியம் தேவைப்படவே செய்கின்றன. ‘தனித்தியங்கும் மேதை என்பது ஒரு மாயையே யன்றி வேறேதுமில்லை; நிறுவனங்கள் குழுவினரின் திறனை சிறப்பான முறையில் உபயோகித்தால் மட்டுமே முன்னேற்றமடைய முடியும். இதற்கு அவசியம் தேவையான ஒன்று மீட்டிங்’’ என்கிறார் ஆசிரியை.

குறித்த நேரத்தில் நடக்க வேண்டிய மீட்டிங்குகள்...

‘‘நேரம் என்பது மதிப்பு மிக்க ஒன்று. இழந்தால் திரும்பக் கிடைக்காது. இதனாலேயே மீட்டிங்குகள் திட்டமிடப்படும்போது இது தேவையான மீட்டிங்தானா என்பது குறித்து நிறைய சிந்திக்க வேண்டும். ஏனென்றால், விற்பனைப் பிரதிநிதிகள் அலுவலக மீட்டிங்குகளின்போது விற்பனை செய்வதில்லை; சாஃப்ட்வேர் இன்ஜீனியர்கள் மீட்டிங்கின்போது கோடிங் செய்வதில்லை; டாக்டர்கள் நோயாளிகளைப் பார்ப்ப தில்லை. இப்படி அவர் களுடைய முழுநேர வேலையை விட்டுவிட்டு, மீட்டிங்குக்கு வரவழைக்கப் படும்போது குறைந்தபட்சம் அவர்கள் பார்க்கும் வேலை யில் இருக்கும் அளவுக்கான புரடக்டிவிட்டி மற்றும் லாபம் என்கிற அளவுக்காவது அந்த மீட்டிங்கின் நோக்கம் இருக்கிறதா என்று மீட்டிங்கை நடத்துபவர் உறுதி செய்து கொள்ள வேண்டும் என்கிறார் ஆசிரியை.

இதையும் தாண்டி ஓர் உருப்படியில்லாத மீட்டிங் கானது மீட்டிங்கைத் தாண்டி யும் பணியாளர்களின் நேரத்தை வீணடிக்க வல்லதாக உள்ளது. ஏனென் றால், ஒரு போரடிக்கும் மீட்டிங்கானது பணியாளர் களின் மூளை வேகமாக வேலை பார்க்கும் திறனை இழக்கச் செய்துவிடுகிறது. இதனால் மீட்டிங் முடிந்த வுடன் மீட்டிங்கில் பங்கேற்ற நபர்கள் காபி சாப்பிடவோ, வெறுமனே செல்போனில் வாட்ஸ்அப் பதிவுகளைப் பார்க்கவோ, உருப்படி இல்லாத மீட்டிங்குகளைப் போட்டு ஏன் கழுத்தறுக் கின்றனர் என்று புலம்பத் தொடங்கிவிடுகின்றனர்.

மேலும், மீட்டிங்குகளில் பங்கெடுப்பவர்களின் இடையே நம்மைக் கொஞ்சம் உயர்த்தி காண்பித்துக் கொள்ள வேண்டும் என்ற முயற்சியைச் செய்வதால் நாம் அயர்ச்சி அடைந்து விடுகிறோம். இதுவுமே மீட்டிங்குக்குப் பிந்தயை செயல்திறன் குறைபாட்டுக்கு வழிவகை செய்கிறது. உடல் மொழிகளை அடையாளம் கண்டுகொள்ள இயலாமை, தொலைத்தொடர்பில் இருக்கும் டெக்னிக்கல் சிக்கல்கள் போன்றவற்றின் காரணமாக ஆன்லைன் மீட்டிங்குகளில் கூடுதல் அயற்சியே உருவாகிறது’’ என்றும் கூறுகிறார் ஆசிரியை.

வெற்றிகரமான மீட்டிங்குகளை நடத்துவது எப்படி?

வெற்றிகரமான மீட்டிங்கு களை நடத்த, எதற்காக அந்த மீட்டிங் நடத்துகிறோம் என்பதை முதலில் தெளிவாகத் தீர்மானிக்க வேண்டும். 4D எனும் நடைமுறையை ஆசிரியை இதற்கென தந்துள்ளார். வரையறுக்க (Define), உருவாக்க (Develop), முடிவெடுக்க (Decide) மற்றும் நடைமுறைப்படுத்த (Do) என்ற நான்கு விஷயங்களுக்காக மட்டுமே மீட்டிங்குகள் நடத்தப்பட வேண்டும்.

மீட்டிங்கில் பங்கேற்கும் அனைவரும் ஒருவரை ஒருவர் சரிவர அறிந்தும் புரிந்தும் கொள்ள வேண்டியதன் அவசியம், மீட்டிங்கில் பங்கேற்கும் அனைவருமே பேச வாய்ப்பு அளிக்கப்பட வேண்டிய தன் முக்கியத்துவம், மீட்டிங்கில் நேரம் வீணடிப்பதை குறைவாக வைத்துக்கொள்வதற்கான டெக்னிக்குகள், நல்லதொரு மீட்டிங்கை நடத்த நம்மை நாம் தயார் செய்துகொள்ள வேண்டிய வழிமுறைகள் உள்ளிட்ட பல விஷயங்களைத் தனித்தனி அத்தியாயங்களாக இந்தப் புத்தகம் விளக்குகிறது.

மீட்டிங்கின் இறுதியில் குழுவினர் அனைவரும் மீட்டிங் நடத்தப்பட்ட விஷயம் குறித்து ஒரே இடத்தில் ஒரே அளவிலான புரிந்துகொள்ளலுடன் இருக்கின்றனரா, அடுத்து என்ன நடக்கும் மற்றும் செய்ய வேண்டும் என்பது குறித்த புரிதல் அனைவருக் கும் ஒரே மாதிரியாக இருக்கிறதா, இந்த மீட்டிங்கால் ஆன பயன் என்ன என்பதை அடையாளம் கண்டு சரிவரப் புரிந்துகொண்டு உள்ளனரா என்பதை உறுதி செய்துகொள்ள வேண்டும். அப்படிச் செய்தால் மட்டுமே மீட்டிங்குகள் என்பவை பலனுள்ளவை யாகவும் விருப்பத்துடன் அனைவரும் பங்கேற் பதாகவும் இருக்கும் என்று கூறி புத்தகத்தை முடித்துள்ளார் ஆசிரியை.

அலுவலக வாழ்வில் அத்தியாவசியமாகிப் போன மீட்டிங்குகளை எப்படி சிறந்த பயனுள்ள ஒன்றாக ஆக்குவது என்பது குறித்து நல்ல பல கருத்துகளைச் சொல்லும் இந்தப் புத்தகத்தை அனைவரும் ஒருமுறை படித்துப் பயன் பெறலாம்.