Published:Updated:

நிதி ஆவணங்களை சரியாக பாதுகாப்பது எப்படி?

நிதி ஆவணங்கள்
பிரீமியம் ஸ்டோரி
நிதி ஆவணங்கள்

பாதுகாப்பு டிப்ஸ்

நிதி ஆவணங்களை சரியாக பாதுகாப்பது எப்படி?

பாதுகாப்பு டிப்ஸ்

Published:Updated:
நிதி ஆவணங்கள்
பிரீமியம் ஸ்டோரி
நிதி ஆவணங்கள்

முதலீடு செய்வது முக்கியம்; அதைவிட முக்கியம், முதலீடு செய்த நிதி ஆவணங்களைப் பத்திரமாக வைத்திருப்பது. இந்த நிதி ஆவணங்களைப் பாதுகாப் பாக வைத்திருப்பதன் மூலம் பல்வேறு பிரச்னைகளைத் தவிர்க்க முடியும்.

நிதி ஆவணங்களை ரசீது கள், ஆவணங்கள் என இரு பெரும் பிரிவாக வகைப்படுத்தலாம். இவற்றில் சிலவற்றைக் குறிப்பிட்ட காலத்துக்கும், இன்னும் சில ஆவணங்களை நிரந்தரமாகவும் பாதுகாத்து வர வேண்டும். சில ஆவணங் களைப் பாதுகாப்பாக வைத் திருக்கத் தேவை இல்லை என்றாலும், அவற்றையும் பாதுகாப்பாக வைத்திருப்பது அவசியம்.

த.ராஜன் 
இணை நிறுவனர், 
https://www. holisticinvestment.in/
த.ராஜன் இணை நிறுவனர், https://www. holisticinvestment.in/

என்ன பாதிப்புகள்..?

நிதி ஆவணங்களை சரியாக பாதுகாத்து வைக்கா மல் இருப்பதால், ஒரு பக்கம் நேர விரயம், மறுபக்கம் தேவை இல்லாத பதற்றம் ஏற்படுகிறது. இன்ஷூரன்ஸ் பிரீமியம், சொத்து வரி போன்றவற்றைக் கால தாமத மாகக் கட்டுவதால், அபராதம் எனப் பல பிரச்னைகள் வந்து சேர்கின்றன.

அபராதம்கூட கட்டி சரி செய்துவிடலாம். ஆனால், டேர்ம் பிளான் போன்ற ஆயுள் காப்பீட்டுத் திட்டத் தில் சரியான தேதியில் பிரீமியம் கட்டவில்லை எனில், பாலிசி காலாவதி யாகும் அபாயம் இருக்கிறது.

கோப்புறை அவசியம்...

இதைத் தவிர்க்க நிதி ஆவணங்களைக் கோப்புறை (Folder) ஒன்றில் போட்டு வைப்பது மிக முக்கியம். அப்போதுதான் தேவைக் கேற்ப அவற்றை எடுத்து பயன்படுத்த முடியும். இப்படி ஃபோல்டரில் சேர்த்து வைக்கும் ஆவணங்களை மூன்று மாதங்கள் அல்லது ஆறு மாதங்களுக்கு ஒரு முறை ஆய்வு செய்து தேவை இல்லாத ஆவணங்களைக் கழிப்பது அவசியம். அப்போதுதான் அவசியமான ஆவணங்களை அவசரத்துக்கு உடனடியாக எடுக்க முடியும்.

நிதி ஆவணங்களை சரியாக 
பாதுகாப்பது எப்படி?

எப்படி பிரிக்க வேண்டும்?

நிதி ஆவணங்களை ரசீதுகள், வருமான வரி, காப்பீட்டு பாலிசிகள், வீட்டுச் சொத்துப் பத்திரங்கள், வங்கி சார்ந்த முதலீடுகள், வங்கிக் கணக்கு புத்தகம், பங்கு முதலீடுகள், மியூச்சுவல் ஃபண்ட் முதலீடுகள் என்பது போல் பிரித்து வைக்க வேண்டும்.

டீமேட் வழியாக ஆன்லைன் மூலம் நிறுவனப் பங்குகள், மியூச்சுவல் ஃபண்ட், தங்கம் ஆகியவற்றில் முதலீடு செய்திருந்தாலும் அதன் சமீபத்திய ஆதாரத்தை ஜெராக்ஸ் எடுத்து ஒரு ஃபோல்டரில் போட்டு வைத்திருப்பது எப்போதும் நல்லது.

முதலீட்டாளருக்குத் திடீரென ஏதாவது அசம்பா விதம் நடந்தால், குடும்ப உறுப்பினர்கள் செய்திருக்கும் முதலீடுகள் குறித்து எளிதில் மற்றும் உடனடியாக அறிந்துகொள்ள உதவும். தவிர, மிக விரைவாக நிதி ஆவணங்களை எடுத்து பயன்படுத்தும் விதமாக துணை ஃபோல்டர்களைப் பயன்படுத்தலாம். உதாரணமாக, காப்பீடு என ஒரு பெரிய ஃபோல்டர் போட்டுவிட்டு, அதற்குள் ஆயுள் காப்பீடு, மருத்துவக் காப்பீடு, வாகனக் காப்பீடு, சொத்துக் காப்பீடு எனத் தனித்தனியே சிறிய ஃபோல்டர்களைப் போடலாம் அல்லது தனித்தனி கோப்பு (File) போடலாம்.

பர்சனல் ஃபைனான்ஸ் டைரி...

சில நேரங்களில் நாம் ஏதாவது கட்டணத்தைக் கட்டினோமா, இல்லையா என்பது தெரியாமல் குழம்பிவிடுவோம். இதைத் தவிர்க்க பர்சனல் ஃபைனான்ஸ் டைரி (Personal Finance Diary) ஒன்றைப் பராமரித்து வருவது அவசியமாகும்.

இந்த டைரியில் மின்சாரக் கட்டணம், தொலை பேசிக் கட்டணம், காப்பீட்டு பிரீமியம், சொத்து வரி என என்னென்ன கட்டணங்கள் கட்ட வேண்டி உள்ளதோ, அவற்றை எல்லாம் ஒரு பட்டியலாக எழுதி வைத்துக்கொள்ளவும். பணம் கட்டியதும் அதன் அருகில் எந்தத் தேதியில் கட்டப்பட்டது, ரசீது எண் ஆகியவற்றைக் குறிக்கவும்.

தனிநபர் ஆவணங்கள்...

மேலும், குடும்ப உறுப்பினர்களின் ஆதார் எண், பான் எண், குடும்ப அட்டை எண், ஓட்டுநர் உரிம எண், வங்கிக் கணக்கு, காப்பீட்டு பாலிசிகளின் எண்கள் ஆகியவற்றைத் தனியே ஒரு சிறிய டைரியில் குறித்து வைத்துக்கொள்வது நல்லது. மேலும், இந்த ஆவணங்களின் நகல்களை செல்போன், மெயில் ஆகியவற்றில் சேமித்து வைப்பது மூலம் வெளி இடங்களில் இருக்கும்போது அவசரத்துக்கு பயன் படுத்த முடியும். பிரின்ட் எடுக்க வேண்டுமானாலும் விரைந்து செய்ய முடியும்.

சில ரசீதுகளை குறிப்பிட்ட காலத்துக்குப் பிறகு சேர்த்து வைத்திருப்பதால் பலனில்லை. உதாரணமாக, செல்போன் கட்டணத்தை எடுத்துக்கொண்டால், கடைசியாக கட்டணம் செலுத்தியதற்கான ஆதாரம் இருந்தால் போதும்; அதே போல, காஸ் சிலிண்டர் ரசீதை பாதுகாக்க வேண்டிய தேவை இருக்காது.

சில நிதி ஆவணங்களை அனைவரும் எடுத்து பயன்படுத்தும் விதமாக வெளிப்படையாக வைத்திருக்க வேண்டும். உதாரணமாக, காப்பீட்டு பிரீமியம் கட்டிய ரசீது, மின்சாரக் கட்டண ரசீது ஆகியவற்றைக் குறிப்பிடலாம். அதே நேரத்தில், சொத்துப் பத்திரம் போன்றவற்றை வீட்டில் பீரோவில் பாதுகாப்பாக பூட்டி வைக்கவேண்டும்.

வருமான வரி முதலீடு & வரிக் கணக்குத் தாக்கல்...

இதர ஆவணங்களுடன் ஒப்பிடும்போது கீழ்க் கண்ட ஆவணங்களை நீண்ட காலம் பாதுகாத்து வர வேண்டியது கட்டாயமாகும். வருமான வரியை மிச்சப்படுத்த செய்திருக்கும் முதலீடுகள், கட்டியிருக்கும் இன்ஷூரன்ஸ் பிரீமியங்கள் ஆகியவற்றுக்கான ஆதாரங்கள் அதிகபட்சம் ஏழு ஆண்டுகள் வரை பாதுகாப்பாக வைத்திருப் பது நல்லது. இதே போல, வரி கணக்குத் தாக்கல் செய்த படிவங்களையும் பாதுகாப்பாக வைத்திருக்க வேண்டும்.

நிதி ஆவணங்களை சரியாக 
பாதுகாப்பது எப்படி?

சொத்து ஆவணங்கள்...

சொத்து பத்திரம் போன்ற வற்றை ஆயுளுக்கும் பாதுகாப் பாக வைத்திருக்க வேண்டும்.மனை, சொத்து போன்றவற்றில் ஒரிஜினல் ஆவணங்கள் மற்றும் அவை சார்ந்த நகல் ஆவணங் களை எக்காலத்துக்கும் பாது காப்பாக வைத்திருக்க வேண்டும்.

இந்த ஆவணங்கள் அனைத் தையும் நகல் எடுத்து அதை ஸ்பைரல் பைண்டிங் செய்து வைத்துக்கொண்டால், என்னென்ன ஆவணங்கள் இருக்கின்றன என்கிற விவரம் உடனடியாகத் தெரியவரும். மேலும், ஏதாவது ஓர் ஆவணம் தவறினாலும் அவற்றின் நகல் நம்மிடம் இருக்கும்.

முதலீட்டு ஆவணங்கள்...

நிறுவனப் பங்குகள், மியூச்சுவல் ஃபண்டுகளில் செய் திருக்கும் முதலீட்டுக்கான ஆதார ஆவணத்தை அந்த முதலீடுகளைப் பணமாக்கும் வரைக்கும் பாதுகாப்பாக வைத் திருக்க வேண்டும்.

இப்போது இதில் பல ஆவணங்கள் டிஜிட்டல் வடிவில் இருக்கின்றன என்பதால், மிக முக்கியமான ஆவணங்களை மட்டும் பிரின்ட் எடுத்து வைத்துக்கொள்ளலாம். மீதி ஆவணங்களை டிஜிட்டல் வடிவில் கம்ப்யூட்டர், லேப் டாப், போன் போன்றவற்றில் சேமித்து வைத்துக் கொள்ளலாம்.

இவற்றை செய்கிற அதே சமயத்தில் இந்த நடைமுறையில் குடும்ப உறுப்பினர்கள் அனைவரையும் ஈடுபடுத்துவது அவசியம்!