Published:Updated:

திறக்கப்படும் அலுவலகங்கள்... நேரத்தைத் திறம்படக் கையாள்வது எப்படி? - வழிகாட்டுகிறார் ஹெச்.ஆர்

T I M E M A N A G E M E N T

பிரீமியம் ஸ்டோரி

கொரோனா பேரிடரால் நம்மில் பலரும் பல மாத காலமாக ‘வொர்க் ஃப்ரம் ஹோம்’ முறையில் பணியாற்றி வருகிறோம். பல்வேறு கட்டுப்பாடுகளுடன் அலுவலகத்தில் பணிபுரிந்துவந்த நாம், கால்மேல் கால் போட்டுக்கொண்டு, லேப்டாப்பை தூக்கி மடியில் வைத்துக்கொண்டு, நம் வசதிக்குத் தகுந்தாற்போல் நமக்குப் பிடித்த மாதிரியெல்லாம் அமர்ந்து வேலை செய்வது ‘வொர்க் ஃப்ரம் ஹோமி’ல் சாத்தியமானது.

தற்போது நிலைமை ஓரளவுக்குச் சரியாகியிருப்பதால் மீண்டும் அலுவலகங்கள் திறக்கப்படவுள்ளன. ஏறக்குறைய கடந்த 10 மாத காலமாக ‘வொர்க் ஃப்ரம் ஹோம்’ சூழலுக்குப் பழகிவந்த நாம் தற்போது மீண்டும் அலுவலகம் சென்று அந்தச் சூழ லுக்குப் பழகுவது கொஞ்சம் கடினமே. இதில் நமக்கு அதிக சவாலாக இருக் கக்கூடிய விஷயம் ‘நேர மேலாண்மை (Time management)’.

‘வொர்க் ஃப்ரம் ஹோம்’ சூழலுக்குப் பழகியவர்கள் மீண்டும் அலுவலகம் செல்லும்போது ‘நேர நிர்வாகத்தில்’ கவனிக்க வேண்டிய விஷயங்கள் என்னென்ன... என டி.சி.எஸ் நிறுவனத்தின் மனிதவளத்துறை மேலாளர் நயீம் கானிடம் கேட்டோம்.

நேரத்தின் அருமை...

“ஒரு விபத்தில் சிக்கி உயிருக்குப் போராடும் நபரை மருத்துவமனையில் சேர்க்கும் நேரத்தில் தொடங்கி, ரயில் நிலையத்தில் நமக்கான வண்டியைத் தவறவிடுவது வரை என நம் வாழ்வில் நிகழும் ஒவ்வொரு நிகழ்வும் நேரத்தின் அருமையை நமக்கு உணர்த்திக்கொண்டே இருக்கிறது. சமூக வாழ்க்கையோ, தனிப்பட்ட வாழ்க்கையோ எதிலும் நாம் வெற்றி பெறக் கற்றுக்கொள்ள வேண்டிய தாரக மந்திரம் ‘நேர மேலாண்மை.’

நேர நிர்வாகத்தில் நாம் கவனம் செலுத்த வேண்டிய முக்கியமான மூன்று விஷயங்கள் உள்ளன. அவை, திட்டமிடுதல் (Planning), ஏற்பாடு செய்தல் (Organizing), அட்டவணைப் படுத்துதல் (Scheduling).

நேர மேலாண்மை
நேர மேலாண்மை

திட்டமிடுதல் (Planning)

காலையில் கண் விழிப்பது முதல் இரவு தூங்கச் செல்வதுவரை நாம் செய்ய வேண்டிய வேலைகளையும், அவை செய்யப்பட வேண்டிய நேரத்தையும் முன்கூட்டியே திட்டமிட வேண்டியது அவசியம். காலையில் அலுவலகத்துக்கு 10 மணிக்குச் செல்ல வேண்டும் என்றால், அன்று காலை எத்தனை மணிக்கு எழ வேண்டும் என்பதில் தொடங்குகிறது உங்களின் திட்ட மிடல். வீட்டிலிருந்து எப்போது கிளம்பினால் அலுவலகத்தைச் சரியான நேரத்தில் அடைய முடியும், நீங்கள் செல்லும் பாதையில் வாகன நெரிசல் ஏற்படும் பட்சத்தில் வீட்டிலிருந்து எத்தனை நிமிடங்கள் முன்கூட்டியே கிளம்ப வேண்டும் என எல்லா விதங்களிலும் யோசித்து உங்களின் திட்டமிடலை உருவாக்கிக் கொள்ள வேண்டும்.

ஏற்பாடு செய்தல் (Organizing)

அலுவலகம் சென்ற பிறகு, நாம் கவனம் செலுத்த வேண்டிய விஷயம் நாம் செய்ய வேண்டிய வேலைகளில் எந்த வேலைக்கு முன்னுரிமை தர வேண்டும் என்பதை. இதை 3 நிலை களாகப் பிரிக்கலாம்.

ஒரு வேலையை நீங்கள்தான் முழுவதுமாகச் செய்து முடிக்க வேண்டும்; உங்களால் மட்டும்தான் அதைச் செய்ய முடியும் என்று வரும் போது அதற்கு அதிக முக்கியத்துவம் கொடுத்துச் செய்ய வேண்டும். இது முதல் நிலை முன்னுரிமை தர வேண்டிய வேலை. ஒரு வேலையை நீங்கள் தொடங்கி வைத்தால் மட்டும் போதும். அதற்காக அதிக நேரம் செலவிடத் தேவையில்லை எனும் பட்சத்தில் அதை இரண்டாம் நிலை முன்னுரிமை தர வேண்டிய வேலை களின் பட்டியலில் வைக்கலாம். ஒரு வேலையை நீங்கள்தான் செய்தாக வேண்டும் என்றில்லை. மற்றவர்களை வைத்தும் செய்துகொள்ளலாம் என்றால் அதற்குக் குறைந்தபட்ச முன்னுரிமை தந்தால் போதுமானது. இதுபோல், முன்னுரிமையின் அடிப்படையில் வேலைகளை வரிசைப்படுத்தி அதைச் செய்வதற்கான ஏற்பாடுகளைத் தயார் செய்துகொள்ள வேண்டும்.

அட்டவணைப்படுத்துதல் (Scheduling)

நாம் ஏற்கெனவே திட்டமிட்டு, ஏற்பாடு செய்து வைத்திருக்கும் வேலைகளை இப்போது அட்டவணைப் படுத்த வேண்டும். ‘அட்டவணைப் படுத்துதல்’ என்பது இரண்டு விஷயங் களைத் தாரக மந்திரமாகக் கொண்டது. முதலாவது ‘உடனடியாகக் கவனிக்கப்பட வேண்டிய அவசரமான வேலைகள் (Urgent), இரண்டாவது ‘முக்கியமான வேலைகள் (Important). ‘அவசரம்’, ‘முக்கியம்’ இந்த இரண்டையும் அடிப்படையாகக் கொண்டு உங்களின் வேலைகளைக் கீழ்க்கண்ட நான்கு நிலைகளில் அட்டவணைப் படுத்தலாம்.

1. அவசரமாகச் செய்து முடிக்க வேண்டிய முக்கியமான வேலைகள்.

2. அவசரமாகச் செய்து முடிக்க வேண்டிய முக்கியமில்லாத வேலைகள்.

3. அவசரமில்லாத முக்கியமான வேலைகள்.

4. அவசரமும் முக்கியமும் இல்லாத வேலைகள்.

இதில் 1 மற்றும் 2-ம் நிலையில் உள்ள வேலைகளை எந்தவித சமரசமும் இன்றி உடனடியாகச் செய்து முடிக்க வேண்டியது அவசியம். ஆனால், 3 மற்றும் 4-ம் நிலைகளில் உள்ள வேலைகளைச் சிறிது நேரம் எடுத்து பொறுமையாகச் செய்து கொள்ள லாம். இதுபோல் அட்டவணைப் படுத்தி வேலை செய்யும்போது ‘வேலைகளை முடிக்க எனக்கு நேரமே போதவில்லை’ என்ற புலம்பலைத் தவிர்க்க முடியும்.

நயீம் கான்
நயீம் கான்

நேர மேலாண்மையின் எதிரிகள்!

நாம் திட்டமிட்டு, ஏற்பாடு செய்து, அட்டவணைப்படுத்தி வைத்திருக்கும் நம் நேரம் மூன்று விஷயங்களால் விரயமாக வாய்ப்புள்ளது. அவை ‘தள்ளிப் போடுதல்’, ‘எதிர்பாராத இடையூறுகள்’, ‘கவனச்சிதறல்.’

தள்ளிப்போடுதல்

இன்று செய்து முடிக்க வேண்டிய வேலையை நாளை செய்து கொள்ளலாம், அதற்கு மறுநாள் செய்து கொள்ளலாம் என்று தள்ளிப்போடும் நம் அலட்சிய மனப்போக்கே நேரம் வீணாவதற்கு முதல் காரணம். இந்தத் தள்ளிப்போடும் மனப் பான்மையைத் தவிர்த்தாலே வேலைகள் திட்டமிட்டபடி சரியான நேரத்தில் நடந்து முடியும்.

எதிர்பாராத இடையூறுகள்

ஒரு வேலையைச் செய்யத் தொடங்கும்போது வரும் எதிர்பாராத அலைபேசி அழைப்பு, திடீர் மீட்டிங் போன்ற காரணங்களாலும் அட்ட வணைப் படுத்தப்பட்ட நம் வேலைகளைக் குறித்த நேரத்தில் செய்ய இயலாமல் போகலாம். முடிந்தவரை இந்த இடையூறு களைத் தவிர்க்கப் பாருங்கள்.

கவனச்சிதறல்

நேர மேலாண்மையைக் குலைக்கும் அடுத்த முக்கிய எதிரி ‘கவனச் சிதறல்.’ நீங்கள் ஒரு வேலையை மும்முர மாகச் செய்து கொண்டிருக்கும் சமயத்தில் உங்கள் சக பணியாளரோ, நண்பரோ தேநீர் அருந்த அழைப் பார்கள். நீங்களும் வேலையை விட்டுவிட்டு எழுந்து செல்வீர்கள். அந்த நேரத்தில் உங்களுக்குத் தேநீர் அவசியம் இல்லையென்றாலும் அவர் கூப்பிட்ட காரணத்துக்காகச் செல்வீர்கள். கடைசியில் உங்கள் வேலை நிறைவடையாமல் அரைகுறையாக நின்று கொண்டி ருக்கும். அதனால் வேலை செய்யும் நேரங்களில் உங்களுக்கு அவசியமில்லாத விஷயங்களுக்கு நேரம் ஒதுக்காதீர்கள். உங்கள் கவனத்தைச் சிதறடிக்கும் விஷயங்களிலிருந்து தள்ளி யிருங்கள். அல்லது முழுவதும் தவிர்த்திடுங்கள்.

கார்ப்பரேட் கிளாக் கல்ச்சர்!

நேர மேலாண்மையில் நாம் வெற்றி பெற நமக்கான நேரத்தை மதிப்பிட வேண்டியது அவசியம். ஒரு நாளில் நமக்கிருக்கும் 24 மணி நேரத்தில் எந்தெந்த வேலைகளுக்கு எவ்வளவு நேரம் ஒதுக்குகிறோம் என்பதைக் குறித்து வைத்துக்கொள்ள வேண்டும். நம்முடைய நேரம் விரயமாகாமல் தவிர்க்க முதல் தீர்வாக நான் சொல்வது CCC. அதாவது, கார்ப்பரேட் கிளாக் கல்ச்சர் (Corporate Clock Culture). இதைத் தீர்வாக எடுத்துக்கொள்வதற்கு முன் இந்த கல்ச்சரைப் பழகிக்கொள்ள வேண்டியது அவசியம்.

ஒரு நாளில் இருக்கும் 24 மணி நேரத்தை மூன்று 8 மணிநேரங்களாக வகுத்துக்கொள்வதுதான் கார்ப்பரேட் கிளாக் கல்ச்சர். இதில் முதல் 8 மணி நேரம் நம் தனிப்பட்ட வேலைகள் மற்றும் குடும்பத்துக்கானது. இரண்டாவது 8 மணி நேரம் அலுவலக வேலைகளுக் கானது. மூன்றாவது 8 மணி நேரம் நாம் உறங்குவதற்கானது. எந்தவொரு காரணங்களுக் காகவும் நாம் உறங்கும் நேரத்தைக் குறைத்துக் கொள்ளக் கூடாது. கட்டாய மாக 8 மணி நேரத்தை முழுமையான உறக்கத்துக்கு எடுத்துக் கொள்ள வேண்டும்.

உறக்கத்திற்கான 8 மணி நேரத்தை விடுத்து நம்மிடம் 16 மணி நேரம் உள்ளன. இதில் முதல் எட்டு மணிநேரத்தைக் குளிப்பது, சாப்பிடுவது, குடும்பத்தினருடன் பேசுவது போன்ற தனிப்பட்ட செயல்களுக்கு எடுத்துக் கொள்ளலாம். அடுத்த எட்டு மணி நேரத்தை முழுவதுமாக அலுவலக வேலைகளுக்கு ஒதுக்கலாம்.

இவ்வாறு நேரத்தை மூன்றாக வகுத்துக் கையாளும்போது வேலைகளும் குறித்த நேரத்தில் முடிவடையும். நேரமும் விரயமாகாது. உங்கள் துறையில் நீங்கள் வெற்றியாள ராகத் திகழலாம்!” என்றார் நயீம் கான்.

சரிதானே..!

கொஞ்சம் தள்ளியிருங்கள் சோஷியல் மீடியாவிடம்!

நம் பொன்னான நேரத்தை வீணாக்கும் முக்கியமான விஷயம் சோஷியல் மீடியா! ஒவ்வொரு சராசரி மனிதரும் ஒருநாளில் 5-6 மணிநேரங்களை சோஷியல் மீடியாவில் செலவிடுவதாகச் சொல்கின்றன புள்ளிவிவரங்கள். அநாவசியமாக இணையத்தில் செலவிடும் நேரத்தால் உங்களின் அலுவலக வேலை முதல் தூக்கம் வரை எல்லாமே பாதிக்கப்படுகிறது. அதே நேரத்தில் இணையம் இல்லாமலும் இன்றைய ஆண்ட்ராய்டு உலகில் வாழ முடியாது என்பதால் தேவைப்பட்ட நேரத்தில் மட்டும் சோஷியல் மீடியா பக்கம் செல்லுங்கள்.

பிட்ஸ்

டந்த ஜனவரி 8-ம் தேதி அன்று 40,000 டாலர்களுக்கு மேல் உயர்ந்து வர்த்தகமான பிட்காயின் தற்போது 34,885 டாலர் என்கிற அளவில் இறக்கம் கண்டு வர்த்தகம் ஆகிறது!

தெளிவான புரிதல்கள் | விரிவான அலசல்கள் | சுவாரஸ்யமான படைப்புகள்Support Our Journalism
அடுத்த கட்டுரைக்கு